Aprende a gestionar tu tiempo sin necesidad de hacer listas de pendientes

Por Kevin Kruse

Realmente crees que Steve Jobs pausaba varias veces al día para mirar una lista de tareas y preguntarse a sí mismo, «¿Cuál es mi siguiente acción?».

El año pasado realicé el estudio más grande de productividad que conozco, realizando encuestas con miles de profesionales y entrevistando a más de 200 millonarios, exitosos emprendedores, medallistas olímpicos, e incluso, estudiantes brillantes. Les pedí a todos que me dieran su consejo #1 de productividad y gestión de tiempo, y casi nadie de ellos me habló de una lista de pendientes.

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Resulta que tener una lista de pendientes –la cual es una idea con casi 120 años de antigüedad de un tipo llamado Ivy Lee– no funciona realmente, aparte de ser una carga mental.

Según la investigación realizada por Janet Choi y Walter Chen:

41% de los artículos de las listas de pendientes nunca se completan.
50% de los artículos de las listas de pendientes se completan en un día, muchos de ellos dentro de la primera hora en la que se escribieron.

Las listas de pendientes se han convertido en el cementerio de las tareas importantes, no las urgentes. ¿Por qué?

Primero, una lista no considera el tiempo. Cuando tenemos una larga lista de tareas, tendemos a enfocarnos en aquellas que podemos completar rápidamente en unos minutos, dejando las tareas más largas sin terminar.

Segundo, y de manera similar al primer problema, las listas hacen realmente fácil trabajar en las cosas urgentes en vez de las importantes.

Tercero, las listas contribuyen al estrés. En lo que se conoce en la psicología como el efecto Zeigarnik: las tareas incompletas contribuyen a pensamientos incontrolables y entrometidos. Con razón nos sentimos tan abrumados durante el día, pero padecemos de insomnio por la noche.

Entonces, si la gente exitosa no tiene una lista de pendientes, ¿cómo logran hacer todo?

En toda mi investigación, hay un tema consistente que sigue surgiendo.

La gente ultra productiva no trabaja en base a una lista de pendientes, pero sí vive y trabaja en base a un calendario.

Dave Kerpen es el co-fundador de dos startups exitosos y es autor de bestsellers del New York TImes. Cuando le pregunté sobre sus secretos para lograr realizar las cosas, él contestó:

«Si no está en mi calendario, no lo haré. Pero si está en mi calendario, va a ser completado. Planeo cada 15 minutos de cada día para realizar juntas, repasar materiales, escribir y hacer cualquier actividad que necesite realizar. Y aunque accedo a juntarme con prácticamente cualquiera que quiera reunirse conmigo, aparto solamente una hora cada semana para esas «horas de oficina».

Chris Ducker maneja exitosamente múltiples roles como emprendedor, como autor de un bestseller y como anfitrión del The New Business Podcast. ¿Cuál me dijo que es su secreto?

«Simplemente programo todo en mi itinerario. Eso es todo. Todo lo que hago cada día se agrega a mi itinerario. 30 minutos de redes sociales –en el itinerario. 45 minutos de revisar correos –en el itinerario. Ponerme al tanto con mi equipo virtual –en el itinerario… A fin de cuentas, si no se pone ahí, no se hace».

Hay varios conceptos clave para manejar tu vida usando un calendario en vez de una lista.

Primero, asigna una duración determinada a todos tus eventos de tan sólo 15 minutos. Si usas Google Calendar o tu calendario en Outlook, es probable que cuando agregues un evento a tu calendario, lo programe por 30 o incluso 60 minutos. La gente extremadamente productiva piensa en minutos, no en horas. Comienza a programar cosas en bloques de 15 minutos, acomodando algunos bloques juntos cuando sea necesario.

Segundo, asigna bloques a las cosas más importantes de tu vida. No dejes que tu calendario se llene de cosas aceptando cada solicitud que te llegue. Ten claros tus valores y tus metas, y programa bloques de tiempo sagradas para llevarlas a cabo. ¿Valoras tu salud? Crea un bloque diario para «ejercicio». ¿Valoras a tu paeja? Crea un bloque semanal recurrente para «date night». ¿Valoras tu carrera? Crea un bloque matutino recurrente –por lo menos de una hora– para trabajar en tu «tarea más importante».

Tercero, programa todo. En vez de revisar correos cada hora, programa hacer esta tarea tres veces al día para hacerlo. En vez de escribir «regresar llamada a mi hermana» en tu lista de pendientes, mejor prográmalo en tu calendario, o incluso, crea un bloque recurrente cada tarde para «regresar llamadas».

Recuerda: aquello que se programa, se hace.

Kevin Kruse es un emprendedor serial Inc 500 y un autor de seis bestsellers, incluyendo 15 Secrets Successful People Know About Time Management. Para más información, visita KevinKruse.com.